Объединение отделов и сокращение расходов за счет совместного создания системы управления мероприятиями

Помочь Клиенту оптимизировать процессы планирования и проведения крупномасштабных мероприятий среди многочисленных внутренних и внешних команд. Объединить множество решений в одном приложении, чтобы сократить расходы, повысить производительность и предоставить различным отделам компании единый достоверный источник информации.

СЕНЛА помогла Заказчику преобразовать многочисленные запросы от нескольких отделов в единое унифицированное решение, созданное с использованием современных технологий и возможностью масштабирования в зависимости от нужд транснациональной корпорации.

Клиент укрепил существующие и построил новые отношения между сотрудниками различных отделов, что значительно сократило количество времени и ресурсов, затрачиваемых на планирование и организацию мероприятий.

Благодаря унифицированному приложению, отвечающему требованиям десятков заинтересованных сторон, систему хорошо приняли в каждой команде, которая участвует в организации мероприятий.

Клиент — компания, которая специализируется в биологических науках, с более чем 150-летней историей и достижениями в области здравоохранения и сельского хозяйства. Компания занимается разработкой инновационных продуктов и поиском решений таких важных проблем нашего времени, как улучшение качества жизни растущего населения, а также профилактика, облегчение и лечение заболеваний.

Проведение мероприятий для партнеров, врачей и исследователей — один из маркетинговых инструментов, которые Заказчик использует, чтобы заявить о себе как о лидере отрасли. Сотни мероприятий для тысяч участников проводятся компанией ежегодно. Как управлять таким сложным процессом, в котором задействованы многочисленные отделы?

Старое решение едва работало. Оно представляло собой сочетание устаревших приложений, которые пересекались по функциональности, но не были достаточно гибкими, чтобы справиться с реализацией текущих бизнес-процессов. Никому в компании не нравилось использовать имеющийся набор инструментов. Бюджет часто выходил за рамки, и у задействованных команд были ограниченные возможности для общения и сотрудничества. Нужно было что-то менять.

Когда компания обратилась к нам с идеей разработки решения для управления мероприятиями, это была всего лишь идея. Требования были расплывчаты, и объем работ четко не определен.

У нас был необходимый опыт в области бизнес-анализа для объединения запросов от разных отделов и создания единого решения, где каждый почувствовал бы свою причастность. Заказчика также впечатлило то, что у нас был специалист с докторской степенью в области фармацевтики. Благодаря этому мы могли разговаривать с Клиентом на языке, который он использует ежедневно.

Так как Клиент узнал о компании СЕНЛА от одного из наших партнеров, процесс проверки прошел относительно быстро.

Уже после нескольких совместных встреч стало понятно, что у этого проекта на самом деле не один, а несколько клиентов. У бухгалтерии, отдела обучения и развития, маркетинга, логистики и некоторых других служб было свое представление о том, как будет работать новая система.

Мы начали с того, что связались с каждой командой; узнали, какой у них был опыт работы с текущим решением, какие улучшения они хотели бы видеть и как мы бы могли автоматизировать наиболее повторяющиеся задачи.

Нахождение нашего Delivery Manager в офисе Клиента ускорило процесс. Личное присутствие и общение с сотрудниками лицом к лицу помогает понять, как устроена компания изнутри.

После довольно длительного этапа бизнес-анализа мы разработали архитектуру, подходящую каждой команде, которая занимается организацией мероприятий. Это позволило бухгалтерии, отделу обучения и развития, маркетингу и другим службам ускорить рабочие процессы и сократить расходы.

Наше решение было построено с использованием React, поэтому оно хорошо работает на любом устройстве.

Мы потратили больше года на создание единого решения для различных команд Клиента и все еще добавляем новые функции на основании меняющихся нужд и требований клиента.

Работа над проектом проходила в нашем стандартном режиме с двухнедельными спринтами. Каждую пятницу мы показывали Клиенту новые демоверсии продукта, чтобы узнать их мнение и собрать отзывы.

За это время у наших сотрудников сложились не только профессиональные, но и теплые дружеские отношения с командой Заказчика.

После запуска решения значительно выросла производительность труда, а также улучшились отношения и общение между командами, которые его используют. Компания не только сократила расходы и оптимизировала рабочие процессы, но и укрепила командный дух, позволив каждому работнику внести свой вклад в общее дело.

Будущее рисует Клиенту радужные перспективы в организации мероприятий: ограничения, связанные с COVID-19, ослабевают, а значит мы все можем проводить больше времени вместе благодаря передовым технологиям, которые только усиливают таких важные человеческие качества, как способность к созиданию и чувство принадлежности.